Wie erstelle ich eine Kontaktliste in Excel?

Lade die CSV herunter und nutze Daten → Aus Text/CSV mit UTF-8 und Komma. Setze vor dem Laden alle Spalten auf Text und entferne automatische Typumwandlung. Überprüfe das Plus der Telefonnummer und die acht Spalten. Nutze anschließend die leere Zeile; die fiktive Beispielzeile kannst du entfernen.

Welche Spalten braucht eine gute Kontaktliste?

Mindestens: Name, E-Mail, Telefon, Firma oder Rolle, wie ihr euch kennengelernt habt, letzter Kontakt, nächster geplanter Kontakt und ein Notizfeld. Die beiden Datumsspalten machen aus einem Adressbuch eine Liste, mit der du tatsächlich in Verbindung bleibst – ohne sie sammelst du nur Daten.

Ist eine Excel-Kontaktliste DSGVO-konform?

Für rein private Zwecke greift die DSGVO in der Regel nicht – die sogenannte Haushaltsausnahme deckt persönliche Kontaktpflege ab. Heikel wird es, sobald du die Datei beruflich nutzt oder mit anderen teilst. Dann gilt: Zugriff begrenzen, sensible Notizen weglassen und die Datei nicht in offenen Team-Ordnern ablegen.

Wann lohnt sich ein Personal CRM statt einer Tabelle?

Drei Anzeichen: Du öffnest die Tabelle nur noch mit schlechtem Gewissen, die Datumsspalten sind chronisch veraltet, oder du willst erinnert werden, statt selbst nachzuschauen. Eine Tabelle ist passiv – sie meldet sich nie. Ein Personal CRM dreht das um und erinnert dich, wenn jemand zu lange nichts von dir gehört hat.

Synchronisiert sich die Liste automatisch mit meinem Handy?

Nein. Die CSV ist eine Datei und enthält keine automatische Synchronisierung oder App-Verbindung. Übertrage die gewünschten Angaben von Hand. Das Kontakte-bereinigen-Tool kann eine separate Kontaktdatei prüfen, übergibt aber keine Daten an diese Vorlage. Ein direkter Import dieser CSV in Endearist ist hier nicht verfügbar.

Kostenlose Vorlage

Kontaktliste-Vorlage

Eine Kontaktliste hält die Details zusammen, die du dir merken möchtest: einen Namen, einen gemeinsamen Anlass und einen optionalen Plan, dich zu melden. Diese kostenlose CSV hat acht Spalten, ein fiktives ausgefülltes Beispiel und eine leere Zeile für deinen eigenen Kontakt. Du kannst sie ohne Konto herunterladen. Importiere alle Spalten vor dem Bearbeiten als Text, damit Telefonnummern und führende Nullen erhalten bleiben. Ein Geburtstag ohne bekanntes Jahr gehört in Notizen; es gibt keine eigene Geburtstagsspalte oder Altersformel. Die Datei versendet keine Erinnerungen, synchronisiert keine Kontakte und importiert nicht in die Endearist-App. Lass Nächster Kontakt leer, wenn eine weitere Nachricht gerade nicht passt.

CSV herunterladen

Eine CSV-Datei ohne Anmeldung. Importiere die Spalten als Text, wie unten beschrieben. Der Download allein importiert noch nichts.

UTF-8 mit BOM · Komma als Trennzeichen · Kopfzeile, fiktive Beispielzeile und eine leere Zeile. Diese CSV enthält keine Formeln oder automatischen Erinnerungen.

Alle Vorlagen ansehen →

Was die CSV-Spalten bedeuten

Spalte	So nutzt du sie	Beispiel
Name	Voller Name, so wie du die Person ansprichst – Spitzname in Klammern, falls er gebräuchlicher ist.	Miriam Albrecht
E-Mail	Die Adresse, über die du die Person wirklich erreichst – privat schlägt beruflich, weil Jobadressen mit dem Job verschwinden.	miriam.albrecht@example.test
Telefon	Telefonnummer als Text mit Ländervorwahl. Importiere diese Spalte als Text, damit Pluszeichen und Nullen unverändert bleiben; die Beispielnummer ist fiktiv.	+49 30 00000000
Firma / Rolle	Firma und Funktion in einem Feld – genau genug, um die Person einzuordnen, ohne ein zweites LinkedIn zu pflegen.	Beispielstudio, Produktdesign
Kennengelernt über	Ort, Anlass oder gemeinsame Person. Das ist die Spalte, die in einem Jahr Gold wert ist – fülle sie sofort beim Eintragen.	Buchclub bei Jana, März 2025
Letzter Kontakt	Datum im Format JJJJ-MM-TT, damit Sortieren und Filtern sauber funktionieren. Zählt nur echter Austausch, kein Like.	2025-03-22
Nächster Kontakt	Optionales geplantes Datum im Format JJJJ-MM-TT. Lass es leer bei „noch nicht“ oder „nicht kontaktieren“; ein Termin ist keine Kontaktpflicht.	2026-11-05
Notizen	Gemeinsamer Anlass, freiwillig geteilte Details oder eine Kontaktgrenze. Ein Geburtstag ohne Jahr bleibt hier Tag und Monat; kein Jahr erfinden.	Geburtstag 5. November (Jahr unbekannt); Buchclubgespräch über Lastenräder; keine Antwort erwartet

Die CSV als Text importieren

Excel: Daten → Aus Text/CSV. Wähle UTF-8 und Komma, dann Daten transformieren. Deaktiviere die automatische Typerkennung oder entferne den Schritt „Geänderter Typ“. Wähle alle Spalten und setze ihren Datentyp auf Text, bevor du sie lädst.
Google Sheets: Datei → Importieren → Hochladen. Wähle Komma und schalte „Text in Zahlen, Datumsangaben und Formeln konvertieren“ vor dem Import aus. Fehlt diese Option, nutze einen Importer mit Textspalten. Dabei lädst du die Datei zu Google hoch; für eine lokale Datei kannst du Excel verwenden.

Vom Geburtstag zu einer Nachricht: ein fiktives Beispiel

Du hast Miriam Albrecht mit dem 5. November im Geburtstagskalender eingetragen; das Geburtsjahr kennst du nicht. Die Beispielzeile unten im Download gehört zu dieser fiktiven Person. Übertrage echte Daten von Hand: Es gibt keine automatische Verbindung zwischen den Tools.
Die Vorlage hat acht Spalten und keine eigene Geburtstagsspalte. Notiere Tag und Monat ohne erfundenes Jahr in „Notizen“. „Kennengelernt über“ hält den Buchclub bei Jana im März 2025 fest; das Lastenradgespräch gibt dir einen konkreten Einstieg. „Letzter Kontakt“ ist euer tatsächlicher Austausch, kein Geburtstag.
Noch nicht: Lass „Nächster Kontakt“ leer, wenn du gerade nicht schreiben möchtest. Ein Datum ist eine eigene Planung, keine Pflicht.
Falls du schreiben möchtest, öffne den Reconnect-Generator und wähle Beziehung, Zeitabstand, Anlass und Ton selbst. Er verwendet Auswahlfelder, keinen CSV-Import. Passe eine Variante außerhalb des Tools mit eurem echten Anlass an.

Hallo Miriam, alles Gute zum Geburtstag. Ich denke noch an unser Buchclubgespräch über Lastenräder. Hab einen schönen Tag — keine Antwort erwartet.

Optional: eine Nachricht vorbereiten →

Der Link übergibt keine Namen, Geburtstage oder Notizen und öffnet das Tool ohne vorausgefüllte Einstellungen. Ein Neuladen kann ungesicherte Eingaben zurücksetzen; Zurück ist kein garantierter Speicher. Für diese Schritte brauchst du kein Konto und keine Startliste.

So nutzt du die Vorlage

Importiere die CSV und fixiere die Kopfzeile
Nutze die Textimport-Schritte oben und überprüfe zuerst alle acht Spalten sowie das Plus der Telefonnummer. Doppelklick oder Ziehen in Excel kann automatische Umwandlung auslösen. Fixiere nach dem Import die Kopfzeile, damit die Feldnamen beim Scrollen sichtbar bleiben.
Erzwinge echte Datumswerte per Datenvalidierung
Behalte bekannte Datumswerte zunächst als JJJJ-MM-TT-Text; so lassen sie sich bereits sortieren. Wenn du Datumsfunktionen brauchst, wandle ausschließlich diese zwei Spalten bewusst in echte Datumswerte um. Unbekannte Werte bleiben leer; ein Geburtstag ohne Jahr gehört in Notizen.
Sortiere einmal pro Woche nach „Nächster Kontakt“
Sortiere die gesamte Tabelle nach Nächster Kontakt, wenn du deine eigenen Pläne prüfen möchtest. Ein älteres Datum ist ein Anlass zum Nachdenken, kein Auftrag zum Schreiben. Prüfe zuerst Kontaktgrenzen und ob du gerade Zeit und Lust auf die Nachricht hast.
Entscheide über den nächsten Schritt
Nutze das fiktive Geburtstagsbeispiel für einen eigenen, konkreten Einstieg. Noch nicht schreiben, keine Antwort erwarten und nicht kontaktieren sind ebenfalls sinnvolle Ergebnisse. Die Datei verschickt nichts; du entscheidest, ob du außerhalb des Tools eine Nachricht sendest.

Typische Fehler

Alle 800 Handy-Kontakte importieren
Wer die komplette Kontakte-App in die Tabelle kippt, pflegt sie nach zwei Wochen nicht mehr – 90 Prozent der Zeilen sind Rauschen. Starte mit den 30 bis 50 Menschen, bei denen es dich wirklich stören würde, den Kontakt zu verlieren. Erweitern kannst du immer.
Notizen wie „netter Typ“
„Sympathisch, nochmal melden“ hilft dir in sechs Monaten exakt null. Eine brauchbare Notiz enthält etwas Konkretes: ein laufendes Projekt, eine Frage, die offen blieb, einen Namen aus ihrem Umfeld. Schreib die Notiz so, dass dein zukünftiges Ich ein Gespräch damit eröffnen kann.
Die Spalte „Letzter Kontakt“ verrotten lassen
Eine Kontaktliste mit Datumswerten von vor acht Monaten ist schlimmer als keine – sie gaukelt dir Überblick vor, den du nicht hast. Aktualisiere das Datum direkt nach dem Gespräch, nicht „später“. Wenn das Aktualisieren zur Last wird, ist die Liste zu lang.
Private Details in einem geteilten Sheet
Gesundheitsthemen, Beziehungskrisen oder Gehälter haben in einem Google Sheet nichts verloren, auf das Kolleg:innen oder ein ganzes Team Zugriff haben. Prüfe die Freigabe-Einstellungen, bevor du persönliche Notizen einträgst – oder halte die Datei konsequent lokal.
Eine Zeile pro Gespräch statt pro Person
Wer für jedes Telefonat oder Treffen eine neue Zeile anlegt, hat nach einem Jahr fünfzig Einträge für zehn Menschen und keinen Überblick mehr. Eine Zeile ist eine Person; „Letzter Kontakt“ und „Notizen“ werden bei jedem neuen Gespräch überschrieben, nicht ergänzt. Willst du den Verlauf einzelner Gespräche behalten, gehört das in ein Personal CRM, nicht in diese Tabelle.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine Kontaktliste in Excel?: Lade die CSV herunter und nutze Daten → Aus Text/CSV mit UTF-8 und Komma. Setze vor dem Laden alle Spalten auf Text und entferne automatische Typumwandlung. Überprüfe das Plus der Telefonnummer und die acht Spalten. Nutze anschließend die leere Zeile; die fiktive Beispielzeile kannst du entfernen.
Welche Spalten braucht eine gute Kontaktliste?: Mindestens: Name, E-Mail, Telefon, Firma oder Rolle, wie ihr euch kennengelernt habt, letzter Kontakt, nächster geplanter Kontakt und ein Notizfeld. Die beiden Datumsspalten machen aus einem Adressbuch eine Liste, mit der du tatsächlich in Verbindung bleibst – ohne sie sammelst du nur Daten.
Ist eine Excel-Kontaktliste DSGVO-konform?: Für rein private Zwecke greift die DSGVO in der Regel nicht – die sogenannte Haushaltsausnahme deckt persönliche Kontaktpflege ab. Heikel wird es, sobald du die Datei beruflich nutzt oder mit anderen teilst. Dann gilt: Zugriff begrenzen, sensible Notizen weglassen und die Datei nicht in offenen Team-Ordnern ablegen.
Wann lohnt sich ein Personal CRM statt einer Tabelle?: Drei Anzeichen: Du öffnest die Tabelle nur noch mit schlechtem Gewissen, die Datumsspalten sind chronisch veraltet, oder du willst erinnert werden, statt selbst nachzuschauen. Eine Tabelle ist passiv – sie meldet sich nie. Ein Personal CRM dreht das um und erinnert dich, wenn jemand zu lange nichts von dir gehört hat.
Synchronisiert sich die Liste automatisch mit meinem Handy?: Nein. Die CSV ist eine Datei und enthält keine automatische Synchronisierung oder App-Verbindung. Übertrage die gewünschten Angaben von Hand. Das Kontakte-bereinigen-Tool kann eine separate Kontaktdatei prüfen, übergibt aber keine Daten an diese Vorlage. Ein direkter Import dieser CSV in Endearist ist hier nicht verfügbar.

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-30

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