Bestenliste
Die 9 besten Personal-CRM-Apps 2026 — ehrlich gerankt
Ein Personal CRM ist kein Vertriebswerkzeug — es ist ein Gedächtnis für die Menschen, die dir wichtig sind: wann ihr zuletzt gesprochen habt, wie die Kinder heißen, was du beim nächsten Mal fragen wolltest. Die Kategorie ist 2026 erwachsen geworden, aber auch unruhig: Garden ist verschwunden, UpHabit hat zu Relationship Selling für Salesforce-Teams gepivotet, und etliche Anbieter verlangen Dauerabos für Daten, die eigentlich dir gehören. Genau deshalb ranken wir hier nicht nach Feature-Listen, sondern nach dem, was über Jahre trägt: Wem gehören die Daten, was kostet das Werkzeug wirklich über drei Jahre, auf welchen Plattformen läuft es, und versteht es Beziehungen — oder nur Kontakte? Neun Apps haben es auf die Liste geschafft, vom local-first Tagebuch über Open Source bis zum Social CRM. Jeder Eintrag nennt echte Schwächen, unser eigenes Produkt zuerst.
Wie wir bewertet haben — und unsere Befangenheit
Offenlegung vorweg: Endearist ist unser eigenes Produkt und steht auf Platz 1 — du solltest das wissen, bevor du weiterliest, und jeder Eintrag hier nennt echte Nachteile, unserer eingeschlossen. Die Rangfolge folgt vier Kriterien in dieser Reihenfolge: Datenhoheit (wo liegen deine Daten, wie kommst du wieder raus), Gesamtkosten über drei Jahre, Plattformabdeckung (Handy und Desktop, nicht nur eins von beiden) und Beziehungstiefe (How-we-met, Lebensereignisse, sanfte Erinnerungen statt Lead-Scores). Alle Preise haben wir am 10. Juni 2026 gegen die öffentlichen Preisseiten geprüft. Keine Affiliate-Links, keine bezahlten Platzierungen.
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Endearist
Unser ProduktLocal-first Personal CRM mit Journal, Kadenz-Erinnerungen und Opt-in-KI
Am besten für: Alle, die Datenhoheit und alle Plattformen ohne Dauerabo wollen
Stärken
- Deine Daten liegen zuerst auf deinem Gerät; Sync ist optional und Ende-zu-Ende verschlüsselt (AES-256-GCM, du hältst den Schlüssel)
- Native Apps auf iOS, Android, macOS, Windows und Linux — die breiteste Plattformabdeckung der Kategorie
- Pro Lifetime für 69 € einmalig; Export als Plain Markdown plus Source-Release-Versprechen bei Shutdown
- Beziehungstiefe statt Lead-Felder: How-we-met, Haustiere, Lebensereignisse, Journal und Wärme-Signal pro Person
Schwächen
- Kein E-Mail-Sync, keine LinkedIn-Integration und keine Team-Features — bewusst ein Werkzeug für eine Person
- Das Free-Tier endet bei 25 Kontakten — wer mehr will, zahlt einmalig oder monatlich
- Keine Visitenkarten-OCR in v1 und kein Selbsthosting des Sync-Backends
Preis: Free bis 25 Kontakte. Pro Lifetime 69 € einmalig, Pro Cloud Light 4,99 €/Monat, Pro Cloud 9,99 €/Monat.
Auf allen vier Kriterien dieser Liste vorn: Die Daten leben auf deinem Gerät, 69 € einmalig schlagen jedes Abo nach gut einem Jahr, fünf Plattformen sind abgedeckt, und das Datenmodell denkt in Beziehungen statt in Deals. Wer LinkedIn-Sync, E-Mail-Aggregation oder Team-Workspaces braucht, ist weiter unten auf dieser Liste besser bedient — das sagen wir offen.
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Monica
Open-Source-Personal-CRM (AGPL) zum Selberhosten oder als EU-Cloud
Am besten für: Selbsthoster, die maximale Kontrolle über Code und Daten wollen
Stärken
- Beim Selbsthosten wirklich kostenlos — AGPL v3, öffentliches GitHub, Projekt seit 2017
- Die breiteste Feature-Fläche der Kategorie: Aktivitätsprotokoll, Geschenke- und Schulden-Tracker, Beziehungsgraph
- Monica Cloud läuft auf europäischen Servern, falls du nicht selbst hosten willst
Schwächen
- Keine nativen Apps — mobil ist eine Web-Ansicht der Laravel-App, Desktop nur im Browser
- Selbsthosten heißt, einen PHP/Laravel-Stack mit MySQL zu warten — nichts für nebenbei
- Kein nativer Kalender-Sync und keine ausgefeilte Erinnerungs-Engine
Preis: Selbst gehostet kostenlos. Monica Cloud 9 $/Monat oder 99 $/Jahr.
Die kompromissloseste Antwort auf die Datenhoheits-Frage: AGPL-Code, deine Datenbank, dein Server. Als web-basiertes System of Record ist Monicas Breite konkurrenzlos — Aktivitätsprotokoll bis Beziehungsgraph. Du bezahlst mit Betriebsaufwand und dem Verzicht auf native Mobile- und Desktop-Apps. Wer beides nicht scheut, bekommt hier am meisten Kontrolle.
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Dex
Professional-Networking-CRM mit erstklassiger LinkedIn-Integration
Am besten für: Recruiter, BD und VC, deren Kontaktliste das Arbeitsergebnis ist
Stärken
- LinkedIn-Auto-Sync plus Chrome-Erweiterung — Kontakte samt Jobwechseln mit einem Klick erfasst
- Google Calendar in beide Richtungen, Meeting-Zusammenfassungen, Team-Workspaces
- Native iOS- und Android-Apps plus Web und macOS
Schwächen
- US-gehostet (AWS), KI läuft über OpenAI auf Dex-Servern — sensible Notizen liegen nicht bei dir
- Mit 12 $/Monat (Premium) bzw. 20 $/Monat (Professional) ein teureres Abo ohne Lifetime-Option
- Networking-förmig: keine Felder für How-we-met, Haustiere oder private Beziehungstiefe
Preis: Free-Tier. Premium 12 $/Monat, Professional 20 $/Monat. Kein Lifetime.
Das stärkste Personal CRM für alle, deren Beziehungsarbeit gleichzeitig Beruf ist. LinkedIn-Sync und Browser-Erfassung sind erstklassig, die Plattformabdeckung ist solide. Auf unseren Kriterien Datenhoheit und Gesamtkosten verliert Dex allerdings deutlich — US-Cloud, Dauerabo, kein Lifetime. Für private Kontakte ist es schlicht die falsche Form.
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Mesh
Die schönste Beziehungs-App der Kategorie, mit KI-Anreicherung
Am besten für: Design-Liebhaber, die tägliche Impulse und Politur wollen
Stärken
- Bestes Onboarding und schönste UI der Kategorie — Tagesimpulse und Kontaktbild-Ästhetik setzen Maßstäbe
- KI-Notiz-Zusammenfassungen und Nachrichtenvorschläge im Pro-Tarif gebündelt
- Großzügiges Free-Tier (bis 1.000 Kontakte) und native Apps für iPhone, iPad, Mac, Windows und Web
Schwächen
- Pro kostet 10 $/Monat ohne Lifetime-Option — über 3 Jahre rund 360 €
- US-gehostet (AWS), KI über Drittanbieter-LLMs auf Mesh-Servern; Export nur per Support-Anfrage
- Schon das Free-Tier verlangt eine Kreditkarte
Preis: Personal gratis (bis 1.000 Kontakte, Kreditkarte nötig). Pro 10 $/Monat, Team 40 $/Sitz/Monat.
Wenn dich eine schöne Oberfläche täglich zurück in die App zieht, ist Mesh die beste Wahl der Liste — poliert, KI-gestützt, mit breiter Plattformabdeckung. Auf der Datenhoheits-Achse steht es schwach da: US-Cloud, Export nur per Support-Ticket, und der einzige Weg zu unbegrenzten Kontakten ist ein Dauerabo. Schönheit gegen Kontrolle — das ist hier der Deal.
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Covve
Mobile Kontaktpflege mit dem besten Visitenkarten-Scanner der Kategorie
Am besten für: Vielnetzwerker, die physische Visitenkarten sammeln
Stärken
- Schnellste Visitenkarten-OCR der Kategorie plus digitale NFC-Visitenkarte
- News-Alerts markieren relevante Artikel über verfolgte Kontakte
- Fairer Preis (Pro 4,99 €/Monat) und EU-Anbieter mit Sitz in Zypern
Schwächen
- Mobile-only — kein Desktop-Client
- Flaches Kontaktmodell: auf Erfassung optimiert, nicht auf Beziehungstiefe über Jahre
- Cloud-Pflicht — Kontakte synchronisieren zu Covves Servern, damit die News-Engine läuft
Preis: Free-Tier (begrenzte Scans). Pro 4,99 €/Monat.
Das beste Capture-Werkzeug der Liste: Karte scannen, Alert bekommen, melden — und als EU-Anbieter mit fairem Preis auf der Kosten-Achse stark. Was fehlt, ist die Tiefe: kein Desktop, kein Journal, kein Platz für das, was eine Beziehung über Jahre ausmacht. Für die zehn Menschen, die dir wirklich wichtig sind, ist das Modell zu flach.
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folk
Das aufgeräumteste Boutique-CRM für Agenturen und Freelancer
Am besten für: Freelancer und kleine Agenturen, deren Beziehungen Umsatz sind
Stärken
- Notion-artige Tabellen-UI und LinkedIn-One-Click-Erfassung — Best-in-Class für vertriebsnahe Arbeit
- Gmail/Outlook-Zwei-Wege-Sync, Kalender-Sync und Pipeline-Ansichten
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung auf EU/US-Infrastruktur
Schwächen
- Teuer für Privatnutzung: Standard 24 €/Monat, KI als Add-on weitere 25 €/Monat
- Rund um Deals und Kunden konzipiert — die Standardfelder sind Deal-Stage, Firma, Rolle
- Cloud-only ohne nativen Android-Client (PWA/Web) und ohne Linux
Preis: Standard 24 €/Monat, Premium 39 €/Monat, KI-Add-on +25 €/Monat.
Das modernste CRM, das sich am wenigsten nach CRM anfühlt — wenn „Beziehung" bei dir „Kunde" heißt. Für ein Personal CRM im Wortsinn rutscht folk auf dieser Liste nach unten: Über drei Jahre kostet es mit KI rund 1.760 €, und das Datenmodell denkt in Pipelines, nicht in Freundschaften. Als Geschäftsausgabe stark, privat überdimensioniert.
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Queue
Indie-iPhone-CRM mit dem besten Import der Leichtgewichtsklasse
Am besten für: iPhone-Nutzer, die genau eine Gewohnheit wollen: melde dich
Stärken
- Bester Import der Klasse: Google Calendar, Gmail-Threads, LinkedIn und iPhone-Kontakte befüllen die App
- Ein-Tipp-Export aller Daten — ein sauberer Ausgang, den die meisten Abo-Apps nicht bieten
- Bewusst einfach und liebevoll gepflegt — dein Abo unterstützt direkt einen Indie-Entwickler
Schwächen
- Nur iPhone — kein Android, kein Desktop-Client
- Gehosteter Dienst von einer einzigen Person betrieben: Busfaktor eins, kein Free-Tier
Preis: 4,99 $/Monat nach einer kostenlosen Testwoche. Kein Free-Tier, kein Lifetime.
Das beste reine Stay-in-touch-Werkzeug der Liste: eine Queue von Menschen, sanfte Erinnerungen, reibungsloser Import — sonst nichts, und das ist der Punkt. In diesem Gesamtranking kosten die fehlende Plattformbreite und das Hosting-Risiko Plätze; der Ein-Tipp-Export macht die Indie-Wette aber vertretbar. Auf dem iPhone allein: kaum zu schlagen.
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Cloze
KI-Assistent, der alle Postfächer zu einem Beziehungsgraphen aggregiert
Am besten für: Menschen, deren Leben aus E-Mail und Kalender heraus läuft
Stärken
- Tiefste Auto-Aggregation der Kategorie: E-Mail, Kalender, LinkedIn, Twitter und iMessage in einer Ansicht
- KI bewertet Follow-up-Dringlichkeit und erkennt Signale wie Jobwechsel automatisch
- Seit 2014 am Markt — eine Funktionstiefe, die kein Startup erreicht
Schwächen
- Sein Wert hängt davon ab, dass es alles liest — deine Kommunikationshistorie liegt auf US-Servern
- Mit 17 $/Monat (Pro) bzw. 29 $/Monat (Business Silver) eines der teuersten Abos der Liste
- Kein Journal und keine privaten Tiefenfelder — alles ist aus Kommunikation abgeleitet
Preis: Pro 17 $/Monat, Business Silver 29 $/Monat. Kein Free-Tier-Fokus, kein Lifetime.
Die stärkste Auto-Aggregation der Kategorie — wenn du willst, dass ein Werkzeug alles liest und dir sagt, wer Aufmerksamkeit braucht, macht Cloze das besser als alle anderen. Auf unseren Kriterien fällt es weit zurück: maximale Datenabgabe, rund 600 € über drei Jahre, und Beziehungstiefe gibt es nur als Nebenprodukt des Posteingangs.
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Nimble
Das Original-Social-CRM für Teams und Solo-Profis im Posteingang
Am besten für: Kleine Teams, die ein Kontaktnetzwerk gemeinsam pflegen
Stärken
- Social-Anreicherung: LinkedIn, Firmenseiten und öffentliche Profile fließen automatisch in den Datensatz
- Tiefe Microsoft-365- und Google-Workspace-Integration plus Prospector-Browser-Extension
- „Stay in touch"-Erinnerungen pro Kontakt — ein wirklich gutes Feature, im Business-Gewand
Schwächen
- Business-Preis: 24,90 $/Sitz/Monat (jährlich), kein Free-Tier, Anreicherung in Credits abgerechnet
- Das Datenmodell behandelt Kontakte als Prospects — für private Beziehungen die falsche Grammatik
- Reines Cloud-SaaS ohne nativen Desktop-Client; Export nur als CSV per E-Mail
Preis: 24,90 $/Sitz/Monat jährlich (29,90 $ monatlich). 14 Tage Testphase, kein Free-Tier.
Ein gestandenes Social CRM, das neue Kontakte vor-recherchiert anliefert und ganze Teams trägt — als Business-Werkzeug respektabel, als Personal CRM das Schlusslicht dieser Liste. Rund 830 € über drei Jahre, US-Cloud und ein Prospect-Datenmodell sind genau die drei Dinge, gegen die diese Kategorie eigentlich antritt.
Häufige Fragen
- Brauche ich überhaupt ein Personal CRM?
- Wenn du regelmäßig denkst „ich wollte mich doch längst melden" oder vor einem Treffen Chats durchsuchst, um dich an Details zu erinnern, dann ja. Ein Personal CRM ersetzt kein Gedächtnis und keine Zuneigung — es ersetzt das schlechte Gewissen durch ein System: sanfte Erinnerungen, Notizen nach Gesprächen, Geburtstage und Lebensereignisse an einem Ort. Wer unter 20 enge Kontakte pflegt und nie etwas vergisst, braucht keins.
- Was unterscheidet ein Personal CRM von einem normalen CRM?
- Die Grammatik des Datenmodells. Ein Sales-CRM denkt in Leads, Deals und Pipelines — jeder Kontakt ist ein potenzieller Umsatz. Ein Personal CRM denkt in Beziehungen: Wie habt ihr euch kennengelernt, wann hast du zuletzt wirklich gesprochen, was ist gerade los im Leben der Person. HubSpot, Pipedrive oder Nimble privat zu nutzen funktioniert technisch — fühlt sich aber an, als würdest du eine Marketing-Datenbank über deine Freunde führen.
- Was ist mit Garden und UpHabit passiert?
- Zwei Pioniere der Kategorie, zwei Lehrstücke: Garden („Garden: Stay in Touch", seit 2018) zeigt seit Jahren keine erkennbare Entwickleraktivität mehr und wirkt aufgegeben — deshalb ranken wir es hier nicht. UpHabit existiert noch, hat sich aber auf Relationship Selling für Salesforce-Teams ausgerichtet; Privatnutzern wurde geraten, ihre Daten zu exportieren. Beide Fälle sind der Grund, warum Datenhoheit und Exit-Optionen in unserem Ranking an erster Stelle stehen.
- Was kostet ein gutes Personal CRM?
- Die Spanne ist groß: Monica ist beim Selbsthosten kostenlos, Endearist Pro Lifetime kostet 69 € einmalig, Covve Pro 4,99 €/Monat, Mesh Pro 10 $/Monat, Dex Premium 12 $/Monat — und Business-förmige Werkzeuge wie Nimble liegen bei 24,90 $/Sitz/Monat. Rechne über drei Jahre: Ein 10-$-Abo summiert sich auf rund 360 €, während eine Lifetime-Lizenz nach gut einem Jahr günstiger ist als fast jedes Abo der Liste.
- Welches Personal CRM hat das beste Free-Tier?
- Kommt auf deine Definition von „frei" an: Mesh Personal ist bis 1.000 Kontakte gratis, verlangt aber eine Kreditkarte. Monica ist beim Selbsthosten komplett kostenlos — gegen Betriebsaufwand. Endearist Free deckt 25 Kontakte ohne Karte und ohne Cloud-Zwang ab. Dex und Covve haben begrenzte Free-Tiers. Den ausführlichen Vergleich findest du in unserem Ranking der besten kostenlosen Personal CRMs.
Preise und Verfügbarkeit geprüft am: 2026-06-10
Endearist kostenlos testen.
Local-first Personal CRM. Kostenlos bis 25 Kontakte. Pro Lifetime 69 € — einmalig.
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