Bestenliste
Die 6 besten kostenlosen Personal CRMs 2026 — mit den echten Limits
„Kostenlos" ist im CRM-Markt selten eine Eigenschaft — meistens ist es eine Tür. Hinter ihr wartet ein Kontakt-Limit, eine Kreditkarten-Abfrage, ein Anbieter-Branding auf deinen E-Mails oder ein Upgrade-Pfad, der für Firmen kalkuliert wurde. Diese Liste nimmt sechs Free-Tiers ernst und beim Wort: Wir nennen für jedes das echte Limit (Kontakte, Nutzer, Funktionen), was beim Überschreiten passiert und für wen das Gratis-Angebot trotzdem dauerhaft reicht. Gerankt haben wir danach, wie lange du wirklich kostenlos bleibst, ohne deine Daten oder deine Geduld zu bezahlen — nicht danach, welches bezahlte Upgrade am hübschesten ist. Zwei der sechs Kandidaten sind gar keine Personal CRMs im engen Sinn (HubSpot und Airtable), tauchen aber in jeder „kostenlos"-Suche auf, also behandeln wir sie ehrlich mit.
Wie wir bewertet haben — und unsere Befangenheit
Transparenz zuerst: Endearist ist unser eigenes Produkt, und sein Free-Tier ist mit 25 Kontakten das kleinste dieser Liste — wir ranken es trotzdem auf Platz 1 und erklären unten genau, warum (und für wen das nicht reicht). Bewertet haben wir ausschließlich die Free-Tiers, nicht die Bezahlprodukte dahinter: Was ist das harte Limit, welche versteckten Bedingungen gibt es (Kreditkarte, Branding, Server-Betrieb), wem gehören die Daten, und wie teuer wird der erste Bezahlschritt, wenn du herauswächst. Alle Angaben am 10. Juni 2026 gegen die öffentlichen Preisseiten geprüft. Keine Affiliate-Links, keine bezahlten Platzierungen.
-
Endearist
Unser ProduktLocal-first und gratis bis 25 Kontakte — ohne Karte, ohne Cloud-Zwang
Am besten für: Den engen Kreis pflegen, ohne je Daten oder Kartendaten abzugeben
Stärken
- Das Free-Tier ist bedingungslos: keine Kreditkarte, kein Anbieter-Konto-Zwang, Daten bleiben auf deinem Gerät
- Voller Funktionsumfang im Limit — Journal, Kadenz-Erinnerungen und Markdown-Export sind nicht beschnitten
- Der Ausweg aus dem Limit ist einmalig statt monatlich: Pro Lifetime für 69 € statt eines Dauerabos
Schwächen
- 25 Kontakte sind das kleinste Limit dieser Liste — für ein ganzes Netzwerk reicht das Free-Tier nicht
- Sync zwischen Geräten und KI-Aktionen stecken in den Bezahltarifen
Preis: Free bis 25 Kontakte. Danach Pro Lifetime 69 € einmalig oder Pro Cloud Light 4,99 €/Monat.
Das ehrlichste „kostenlos" der Liste, wenn auch das kleinste: 25 Kontakte decken genau den engen Kreis ab, für den ein Personal CRM gedacht ist — und du bezahlst weder mit Kartendaten noch mit einer Cloud-Kopie deiner Notizen. Wer 500 Bekannte verwalten will, ist bei HubSpot oder Airtable gratis besser aufgehoben; wer 25 Menschen wirklich pflegen will, nirgends.
-
Monica
Beim Selbsthosten komplett kostenlos — unbegrenzt, AGPL, dein Server
Am besten für: Selbsthoster, die unbegrenzt gratis wollen und Serverpflege nicht scheuen
Stärken
- Das einzige wirklich unbegrenzte Gratis-Angebot der Liste: AGPL v3, keine Kontakt-Limits, keine Feature-Schranken
- Volle Datenhoheit — die MySQL-Datenbank liegt auf deinem Server
- Breitestes Feature-Set der Kategorie: Aktivitätsprotokoll, Geschenke, Schulden, Beziehungsgraph
Schwächen
- „Kostenlos" heißt hier: Du betreibst einen PHP/Laravel-Stack mit MySQL — plus ~1 $/Monat VPS-Kosten
- Keine nativen Apps; mobil ist eine Web-Ansicht, und das Free-Tier der Cloud-Variante ist eng (~40 einfache KI-Anfragen/Tag)
Preis: Selbst gehostet kostenlos (Server nötig). Monica Cloud 9 $/Monat oder 99 $/Jahr.
Wenn du einen Server betreiben kannst und willst, ist Monica das beste kostenlose Personal CRM überhaupt — unbegrenzt, quelloffen, komplett deins. Das Limit ist kein Kontakt-Cap, sondern dein eigener Wartungswille: Updates, Backups und Sicherheit sind ab jetzt dein Job. Für alle anderen ist die Cloud-Variante schlicht ein 9-$-Abo wie jedes andere.
-
Capsule CRM
Das freundlichste Business-Free-Tier: 250 Kontakte, 2 Nutzer, ohne Tricks
Am besten für: Solo-Nutzer, die ein sauberes CRM bis 250 Kontakte gratis wollen
Stärken
- 250 Kontakte für 2 Nutzer — das brauchbarste echte Free-Tier unter den klassischen CRMs
- Aufgeräumt und seit über fünfzehn Jahren verlässlich, ohne Enterprise-Ballast
- Sauberer Export (CSV, Excel, vCard, Komplett-ZIP) — du kommst jederzeit wieder raus
Schwächen
- Ein Sales-CRM im Kern: Opportunities und Pipelines stehen überall, auch wenn du sie privat nie brauchst
- US-Hosting (AWS) ohne EU-Datenresidenz-Option
- Über dem Limit wird es Business-teuer: Starter ab 18 $/Nutzer/Monat
Preis: Free: 250 Kontakte, 2 Nutzer. Starter 18 $/Nutzer/Monat (jährlich) bis Advanced 60 $/Nutzer/Monat.
Das fairste Gratis-Angebot unter den Business-CRMs: 250 Kontakte reichen für die meisten persönlichen Netzwerke, und Capsule versteckt keine Fallen im Kleingedruckten. Du lebst dafür mit Sales-Gerüst und US-Servern — und solltest wissen, dass der erste Bezahlschritt mit 18 $/Monat mehr kostet als die meisten echten Personal CRMs.
-
HubSpot
Das großzügigste 0-€-CRM der Branche — gebaut für Firmen, nicht Freunde
Am besten für: Gründer, die ein kostenloses CRM für Business plus Netzwerk wollen
Stärken
- 1.000 Kontakte und 2 Nutzer gratis — mit echter Pipeline, E-Mail-Integration, Formularen und Live-Chat
- Eine der bestdokumentierten Plattformen der Branche, über tausend Integrationen
- EU-Rechenzentrum (Frankfurt) bei der Anmeldung wählbar
Schwächen
- Das echte Limit: 1.000 Kontakte, 2 Nutzer, HubSpot-Branding auf E-Mails und Formularen
- Kontakte tragen Lifecycle-Stufen und Lead-Scores — du pflegst eine Marketing-Datenbank über deine Freunde
- Der Upgrade-Pfad ist für Firmen kalkuliert: Starter ab 20 $/Sitz/Monat, Professional vierstellig pro Jahr
Preis: Free CRM: 1.000 Kontakte, 2 Nutzer, mit Branding. Sales Hub Starter ab 20 $/Sitz/Monat.
Rein nach Gratis-Volumen das stärkste Angebot der Liste — 1.000 Kontakte mit echtem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte. Als Personal CRM bleibt es trotzdem ein Fremdkörper: Lead-Scores für deine Familie, Branding auf deinen Mails und ein Upgrade-Pfad, der nie für Privatleute gedacht war. Großartig gratis fürs Geschäft; fürs Private die falsche Grammatik.
-
Airtable
Die DIY-Datenbank: gratis bis 1.000 Datensätze pro Base — du baust alles selbst
Am besten für: Bastler, die ihr CRM lieber selbst entwerfen als kaufen
Stärken
- Das Free-Tier ist echt: 1.000 Datensätze pro Base und 100 Automation-Läufe/Monat reichen für ein persönliches Netzwerk
- Grenzenlose Flexibilität — eigene Felder, Ansichten, Formeln, Rollups
- Bis zu 5 Editoren pro Free-Workspace — eine Base mit dem Partner teilen geht
Schwächen
- Du bist für immer Produktmanager deines eigenen CRM: Erinnerungen, Ansichten und Logik baust und wartest du selbst
- Cloud-only auf US-Infrastruktur, kein Offline-Modus — und Erinnerungen kosten Automation-Läufe (100/Monat gratis)
- Der Bezahlsprung ist steil: Team 20 $/Sitz/Monat, KI als weiteres Add-on
Preis: Free: 1.000 Datensätze/Base, 100 Automation-Läufe/Monat. Team 20 $/Sitz/Monat (jährlich).
Das flexibelste Gratis-Angebot der Liste — und das arbeitsintensivste. Wer gern Systeme baut, bekommt für 0 € ein Personal CRM, das exakt passt, weil es selbst entworfen ist. Alle anderen unterschätzen die Folgekosten in Zeit: Jedes „Wann habe ich zuletzt mit ihr gesprochen?"-Rollup ist ein kleines Projekt. Gratis ja, geschenkt nein.
-
Wave Connect
Digitale Visitenkarte mit ungewöhnlich großzügigem Gratis-Tarif
Am besten für: Kontakte gratis einsammeln — auf Events, per QR, NFC oder Wallet
Stärken
- Der Gratis-Tarif ist wirklich nutzbar: unbegrenztes Teilen, Wallet-Pässe, Basis-Analytics und CSV-Export ohne einen Cent
- Funktioniert auch, wenn das Gegenüber keine App installiert hat
- Papierkarten-Scanner und Lead-Capture inklusive
Schwächen
- Kein Personal CRM, sondern ein Kontaktaustausch-Tool — keine Erinnerungen, kein Beziehungsgedächtnis
- Deine erfassten Leads und Notizen leben zwangsläufig auf Waves Cloud
Preis: Free-Tier (unbegrenztes Teilen, CSV-Export). Pro 7 $/Monat; NFC-Karten als Einmalkauf separat.
Auf der „Was bekomme ich für 0 €?"-Achse beeindruckend: Wave verschenkt, wofür andere Anbieter Abos verlangen, inklusive CSV-Export. Es steht trotzdem am Ende dieser Liste, weil es nur die ersten dreißig Sekunden einer Beziehung löst — das Einsammeln. Fürs Behalten brauchst du danach eines der Werkzeuge weiter oben; viele kombinieren genau so.
Häufige Fragen
- Was ist das beste kostenlose Personal CRM?
- Es gibt zwei ehrliche Antworten: Monica, wenn du einen eigenen Server betreiben kannst — dann ist es unbegrenzt und komplett kostenlos. Endearist Free, wenn du ohne Server auskommen willst und dein enger Kreis in 25 Kontakte passt — ohne Kreditkarte und mit Daten auf deinem Gerät. Für große Kontaktmengen gratis sind HubSpot (1.000 Kontakte, mit Branding) und Airtable (1.000 Datensätze, Eigenbau) die pragmatischen Ausweichlösungen.
- Ist das kostenlose HubSpot CRM für private Kontakte geeignet?
- Es funktioniert — 1.000 Kontakte und 2 Nutzer gratis sind real — aber es bleibt eine Umsatzplattform: Kontakte tragen Lifecycle-Stufen und Lead-Scores, E-Mails und Formulare tragen HubSpot-Branding, und der Upgrade-Pfad beginnt bei 20 $/Sitz/Monat. Viele Solo-Profis parken ihr Netzwerk dort und merken später, dass sie eine Marketing-Datenbank über ihre Freunde pflegen. Fürs Geschäft hervorragend, fürs Private ein Kompromiss.
- Welche Haken haben kostenlose CRM-Tarife typischerweise?
- Vier Muster tauchen immer wieder auf: harte Kontakt-Caps (Endearist 25, Capsule 250, HubSpot 1.000), Kreditkarten-Pflicht schon fürs Free-Tier (Mesh), Anbieter-Branding auf allem, was du verschickst (HubSpot), und Funktions-Schranken, die genau das Feature betreffen, weswegen du gekommen bist — etwa Erinnerungen, die Automation-Läufe kosten (Airtable, 100/Monat). Prüfe außerdem immer, ob der Export im Free-Tier enthalten ist, bevor du Daten einpflegst.
- Ist Monica wirklich komplett kostenlos?
- Die selbstgehostete Version ja — AGPL v3, keine Limits, kein Bezahlmodell. Die ehrliche Rechnung enthält trotzdem Kosten: einen VPS (typisch ~1 $/Monat) und deine Zeit für Updates, Backups und Sicherheit eines PHP/Laravel-Stacks. Monica Cloud, die gehostete Variante, ist dagegen ein normales Abo für 9 $/Monat oder 99 $/Jahr. Kostenlos ist Monica also genau dann, wenn du der Admin sein willst.
Preise und Verfügbarkeit geprüft am: 2026-06-10
Endearist kostenlos testen.
Local-first Personal CRM. Kostenlos bis 25 Kontakte. Pro Lifetime 69 € — einmalig.
Kostenlos starten