Wie baue ich ein Personal CRM in Excel oder Google Sheets?

Lade die CSV herunter, öffne sie in Excel oder Sheets und fixiere die Kopfzeile. Vergib dann für jede Person eine Stufe (5, 15 oder 50) und einen Rhythmus in Wochen, lass die Spalte „Nächster Kontakt“ per Formel berechnen und färbe Überfälliges mit bedingter Formatierung. Der wichtigste Baustein ist kein technischer: ein fester wöchentlicher Termin, an dem du die Liste durchgehst.

Was bedeuten die Stufen 5, 15 und 50?

Die Zahlen stammen aus Robin Dunbars Forschung zu Beziehungsschichten: etwa fünf engste Vertraute, rund fünfzehn enge Freund:innen, etwa fünfzig gute Bekannte. In der Tabelle steuern sie den Rhythmus – Stufe 5 hört alle ein bis zwei Wochen von dir, Stufe 15 etwa monatlich, Stufe 50 quartalsweise. Die Zahlen sind Richtwerte, keine Quoten, die du füllen musst.

Wie oft sollte ich mich bei Freund:innen melden?

Es gibt keine universelle Zahl – darum führt die Vorlage den Rhythmus pro Person. Brauchbare Startwerte: engster Kreis alle ein bis zwei Wochen, enge Freund:innen alle drei bis vier, der weitere Kreis einmal im Quartal. Passe das Intervall an der Realität an: Antwortet jemand warm und schnell, verkürze es; bleibt es zweimal still, verlängere es.

Ist es nicht seltsam, Freundschaften in einer Tabelle zu führen?

Es fühlt sich nur ungewohnt an, weil das Vergessen unsichtbar passiert und das Aufschreiben sichtbar. Niemand findet einen Geburtstagskalender kalt – die Tabelle ist dasselbe Prinzip, eine Stufe weitergedacht. Seltsam wäre es erst, wenn die Liste Beziehungen optimieren statt erinnern soll. Solange am Ende echte Nachrichten an echte Menschen stehen, ist sie schlicht ein Gedächtnis aus Papier.

Kostenlose Vorlage

Personal-CRM-Tabellenvorlage

Wer nach einer Personal-CRM-Tabelle sucht, hat meist zwei Dinge gleichzeitig erkannt: Die eigenen Beziehungen verdienen mehr bewusste Aufmerksamkeit, als das Gedächtnis hergibt – und noch eine App soll es trotzdem nicht sein. Beides verständlich. Diese Vorlage ist das komplette System in einer Datei: Beziehungsstufen, ein eigener Rhythmus pro Person, ein Wärme-Wert, Geburtstage, Namen von Partner:in und Kindern. Halbe Systeme scheitern nämlich zuerst. Der ehrliche Haken: Eine Tabelle kann diese Struktur halten, aber nicht darauf reagieren. Sie erinnert dich nicht daran, dass Lenas Rhythmus seit zwei Wochen überfällig ist oder am Freitag ein Geburtstag ansteht – du musst die Datei öffnen und nachsehen. Viele fahren damit ein, zwei Jahre gut. Wenn das Nachsehen selbst zum Engpass wird, lässt sich genau diese CSV samt Stufen, Rhythmen und Wärme-Werten in Endearist importieren – deshalb sind die Spalten so geschnitten, wie sie sind.

CSV herunterladen

Öffnet in Excel, Google Sheets, Numbers — oder importiert direkt in Endearist.

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Was die Spalten bedeuten

Spalte	So nutzt du sie	Beispiel
Name	Eine Zeile pro Mensch, nicht pro Haushalt – Beziehungen führst du mit Personen, nicht mit Adressen.	Lena Hartwig
E-Mail	Der Kanal, über den du die Person tatsächlich erreichst – bei reinen WhatsApp-Kontakten darf hier auch die Nummer stehen.	lena.hartwig@mailbox.org
Stufe (5/15/50)	5 = engster Kreis, 15 = enge Freund:innen, 50 = guter weiterer Kreis. Angelehnt an Dunbars Schichten – die Stufe bestimmt den Rhythmus.	15
Rhythmus (Wochen)	Wie viele Wochen maximal zwischen zwei echten Kontakten liegen sollen. Richtwerte: Stufe 5 → 1–2, Stufe 15 → 3–4, Stufe 50 → 12.	3
Wärme (1–5)	Dein Bauchgefühl zum aktuellen Zustand: 5 = gerade sehr nah, 1 = fast eingeschlafen. Bewusst subjektiv – aktualisiere es nach jedem Kontakt.	4
Geburtstag	Format JJJJ-MM-TT; wenn du das Jahr nicht kennst, nimm 1900 als Platzhalter und sortiere nur nach Monat und Tag.	1988-09-14
Partner:in / Kinder	Namen der wichtigsten Menschen im Leben der Person. „Wie geht's Jonas in der Schule?“ trägt mehr als jede Smalltalk-Floskel.	Partner Jonas, Tochter Ida (6)
Kennengelernt	Ursprung der Beziehung in einer Zeile – der gemeinsame Anfang ist oft der beste Aufhänger, um nach Jahren wieder anzuknüpfen.	WG in Freiburg, 2014
Letzter Kontakt	Datum des letzten echten Austauschs (Anruf, Treffen, Nachricht mit Antwort) im Format JJJJ-MM-TT. Likes zählen nicht.	2026-05-30
Nächster Kontakt	Berechne ihn aus letztem Kontakt plus Rhythmus – per Formel oder von Hand. Diese Spalte ist dein Frühwarnsystem.	2026-06-20
Notizen	Laufende Themen, aktuelle Sorgen, offene Versprechen – das Material, aus dem deine nächste Nachricht entsteht.	Fängt im August neuen Job in Hamburg an; wollte Wander-Tipps für die Alpen

So nutzt du die Vorlage

Vergib zuerst die Stufen, dann erst den Rest
Trage alle Namen ein und vergib in einem Rutsch die Stufen 5, 15 und 50 – ohne dabei E-Mails oder Geburtstage nachzuschlagen. Die Stufenvergabe ist eine Bauch-Entscheidung und wird schlechter, je länger du grübelst. Details füllst du danach pro Stufe auf, beginnend beim engsten Kreis.
Lass die Tabelle den nächsten Kontakt ausrechnen
Setze in die Spalte „Nächster Kontakt“ eine Formel: letzter Kontakt plus Rhythmus mal sieben, in Sheets etwa =I2+(D2*7). Fixiere die Kopfzeile, formatiere beide Datumsspalten als Datum und richte eine Datenvalidierung ein, damit kein „irgendwann im Juni“ die Berechnung sprengt.
Markiere Überfälliges automatisch
Lege eine bedingte Formatierung an, die jede Zeile färbt, deren „Nächster Kontakt“ vor HEUTE() liegt – kräftig für Stufe 5, dezent für Stufe 50. So zeigt dir die Datei beim Öffnen sofort, wo eine Beziehung gerade abkühlt, gewichtet nach Wichtigkeit statt alphabetisch.
Etabliere einen wöchentlichen Zehn-Minuten-Review
Einmal pro Woche: nach „Nächster Kontakt“ aufsteigend sortieren, die überfälligen Zeilen durchgehen, zwei bis drei Nachrichten schreiben, Datumswerte und Wärme aktualisieren. Zehn Minuten reichen. Ein Personal CRM lebt nicht von der Struktur, sondern von diesem Ritual.

Typische Fehler

Mit 200 Personen starten
Die Stufenlogik 5/15/50 ergibt zusammen rund 70 Menschen – das ist kein Zufall, sondern die Obergrenze dessen, was sich aktiv pflegen lässt. Wer beim Aufsetzen 200 Zeilen anlegt, baut sich eine Schuldgefühl-Maschine. Lieber klein starten und Personen bewusst nachziehen, wenn Platz ist.
Wärme einmal vergeben und nie wieder anfassen
Ein Wärme-Wert vom Januar sagt im Juni nichts mehr aus – Beziehungen kühlen leise ab. Wenn du die Zahl nicht nach jedem Kontakt kurz prüfst, wird die Spalte zur Deko. Koppel die Aktualisierung an das Eintragen des letzten Kontakts: zwei Felder, ein Handgriff.
Sensible Notizen in der Cloud-Freigabe
Diese Tabelle enthält das Privateste, was du über Menschen weißt: Kindernamen, Krisen, Gesundheitsthemen. In einem geteilten Google Sheet oder einem synchronisierten Team-Ordner ist das ein Datenleck mit Ansage. Halte die Datei lokal oder in einem Ordner, auf den nur du Zugriff hast – und schreib heikle Dinge gar nicht erst hinein.
Das System heimlich zur Verkaufs-Pipeline machen
Wenn jede Zeile einen „Nutzen“ bekommen soll, ist es kein Personal CRM mehr, sondern Akquise mit Freundes-Anstrich – und Menschen spüren das. Die Stufen bilden Nähe ab, nicht Verwertbarkeit. Prüfe dich ehrlich: Stünde die Person auch dann auf Stufe 15, wenn sie dir beruflich nie etwas bringen könnte?

Häufige Fragen

Wie baue ich ein Personal CRM in Excel oder Google Sheets?: Lade die CSV herunter, öffne sie in Excel oder Sheets und fixiere die Kopfzeile. Vergib dann für jede Person eine Stufe (5, 15 oder 50) und einen Rhythmus in Wochen, lass die Spalte „Nächster Kontakt“ per Formel berechnen und färbe Überfälliges mit bedingter Formatierung. Der wichtigste Baustein ist kein technischer: ein fester wöchentlicher Termin, an dem du die Liste durchgehst.
Was bedeuten die Stufen 5, 15 und 50?: Die Zahlen stammen aus Robin Dunbars Forschung zu Beziehungsschichten: etwa fünf engste Vertraute, rund fünfzehn enge Freund:innen, etwa fünfzig gute Bekannte. In der Tabelle steuern sie den Rhythmus – Stufe 5 hört alle ein bis zwei Wochen von dir, Stufe 15 etwa monatlich, Stufe 50 quartalsweise. Die Zahlen sind Richtwerte, keine Quoten, die du füllen musst.
Wie oft sollte ich mich bei Freund:innen melden?: Es gibt keine universelle Zahl – darum führt die Vorlage den Rhythmus pro Person. Brauchbare Startwerte: engster Kreis alle ein bis zwei Wochen, enge Freund:innen alle drei bis vier, der weitere Kreis einmal im Quartal. Passe das Intervall an der Realität an: Antwortet jemand warm und schnell, verkürze es; bleibt es zweimal still, verlängere es.
Ist es nicht seltsam, Freundschaften in einer Tabelle zu führen?: Es fühlt sich nur ungewohnt an, weil das Vergessen unsichtbar passiert und das Aufschreiben sichtbar. Niemand findet einen Geburtstagskalender kalt – die Tabelle ist dasselbe Prinzip, eine Stufe weitergedacht. Seltsam wäre es erst, wenn die Liste Beziehungen optimieren statt erinnern soll. Solange am Ende echte Nachrichten an echte Menschen stehen, ist sie schlicht ein Gedächtnis aus Papier.

Zuletzt aktualisiert: 2026-06-10

Wenn die Tabelle zu klein wird.

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