Wie erstelle ich eine Kontaktliste in Excel?

Lade die CSV herunter und öffne sie in Excel per Doppelklick oder über „Daten → Aus Text/CSV“. Fixiere die Kopfzeile, stelle die beiden Datumsspalten auf das Format JJJJ-MM-TT und richte eine Datenvalidierung ein. Danach trägst du deine 30 bis 50 wichtigsten Menschen ein – mehr brauchst du am Anfang nicht.

Welche Spalten braucht eine gute Kontaktliste?

Mindestens: Name, E-Mail, Telefon, Firma oder Rolle, wie ihr euch kennengelernt habt, letzter Kontakt, nächster geplanter Kontakt und ein Notizfeld. Die beiden Datumsspalten machen aus einem Adressbuch eine Liste, mit der du tatsächlich in Verbindung bleibst – ohne sie sammelst du nur Daten.

Ist eine Excel-Kontaktliste DSGVO-konform?

Für rein private Zwecke greift die DSGVO in der Regel nicht – die sogenannte Haushaltsausnahme deckt persönliche Kontaktpflege ab. Heikel wird es, sobald du die Datei beruflich nutzt oder mit anderen teilst. Dann gilt: Zugriff begrenzen, sensible Notizen weglassen und die Datei nicht in offenen Team-Ordnern ablegen.

Wann lohnt sich ein Personal CRM statt einer Tabelle?

Drei Anzeichen: Du öffnest die Tabelle nur noch mit schlechtem Gewissen, die Datumsspalten sind chronisch veraltet, oder du willst erinnert werden, statt selbst nachzuschauen. Eine Tabelle ist passiv – sie meldet sich nie. Ein Personal CRM dreht das um und erinnert dich, wenn jemand zu lange nichts von dir gehört hat.

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Kontaktliste-Vorlage

Du hast vermutlich nach einer Kontaktliste-Vorlage gesucht, weil die Menschen, die dir wichtig sind, über dein Handy, drei E-Mail-Verläufe und ein Notizbuch von 2023 verstreut sind. Eine Tabelle ist als erster Schritt völlig in Ordnung – sie kostet nichts, du kannst sie sofort bedienen, und bis etwa hundert Personen funktioniert sie gut. Was eine brauchbare Liste von einer toten unterscheidet, sind zwei Spalten, die fast jede Vorlage weglässt: wie ihr euch kennengelernt habt (das Detail, das du in einem Jahr garantiert vergessen hast) und wann du dich als Nächstes melden willst. Beide sind hier drin. Die Tabelle hört dort auf zu funktionieren, wo du Erinnerungen brauchst, die zu dir kommen, statt dass du die Datei aus schlechtem Gewissen öffnest. Falls du an diesen Punkt kommst: Die CSV lässt sich direkt in Endearist importieren – bis dahin reicht die Tabelle.

CSV herunterladen

Öffnet in Excel, Google Sheets, Numbers — oder importiert direkt in Endearist.

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Was die Spalten bedeuten

Spalte	So nutzt du sie	Beispiel
Name	Voller Name, so wie du die Person ansprichst – Spitzname in Klammern, falls er gebräuchlicher ist.	Miriam Albrecht
E-Mail	Die Adresse, über die du die Person wirklich erreichst – privat schlägt beruflich, weil Jobadressen mit dem Job verschwinden.	miriam.albrecht@posteo.de
Telefon	Mit Ländervorwahl im Format +49…, damit die Nummer auch beim Export oder Umzug in eine App gültig bleibt.	+49 171 5550214
Firma / Rolle	Firma und Funktion in einem Feld – genau genug, um die Person einzuordnen, ohne ein zweites LinkedIn zu pflegen.	Klimathek GmbH, Produktdesign
Kennengelernt über	Ort, Anlass oder gemeinsame Person. Das ist die Spalte, die in einem Jahr Gold wert ist – fülle sie sofort beim Eintragen.	Buchclub bei Jana, März 2025
Letzter Kontakt	Datum im Format JJJJ-MM-TT, damit Sortieren und Filtern sauber funktionieren. Zählt nur echter Austausch, kein Like.	2026-05-22
Nächster Kontakt	Das Datum, an dem du dich spätestens melden willst – die einzige Spalte, nach der du regelmäßig sortierst.	2026-07-01
Notizen	Konkrete Anknüpfungspunkte: laufende Projekte, Namen der Kinder, das Thema vom letzten Gespräch. Keine Allgemeinplätze.	Renoviert Altbau in Leipzig; fragt nach Empfehlung für Lastenrad

So nutzt du die Vorlage

Importiere die CSV und fixiere die Kopfzeile
Öffne die Datei in Google Sheets über „Datei → Importieren“ oder zieh sie in Excel. Fixiere danach sofort die erste Zeile („Ansicht → Zeile fixieren“), damit die Spaltennamen beim Scrollen sichtbar bleiben – sonst trägst du ab Zeile 40 garantiert Daten in die falsche Spalte ein.
Erzwinge echte Datumswerte per Datenvalidierung
Markiere die Spalten „Letzter Kontakt“ und „Nächster Kontakt“ und richte eine Datenvalidierung auf Datum ein (in Sheets: „Daten → Datenvalidierung → ist gültiges Datum“). So verhinderst du Einträge wie „neulich“ oder „Mai“, die später jede Sortierung zerstören.
Sortiere einmal pro Woche nach „Nächster Kontakt“
Leg dir einen festen Termin – etwa Sonntagabend, zehn Minuten – und sortiere die Tabelle aufsteigend nach der Spalte „Nächster Kontakt“. Alles, was oben steht und in der Vergangenheit liegt, ist deine Melde-Liste für die Woche. Mehr Prozess braucht es nicht.
Markiere Überfälliges mit bedingter Formatierung
Lege eine bedingte Formatierung auf die Spalte „Nächster Kontakt“: Wenn das Datum kleiner als HEUTE() ist, färbe die Zelle. So siehst du beim Öffnen sofort, wo du im Verzug bist, ohne erst sortieren oder rechnen zu müssen.

Typische Fehler

Alle 800 Handy-Kontakte importieren
Wer die komplette Kontakte-App in die Tabelle kippt, pflegt sie nach zwei Wochen nicht mehr – 90 Prozent der Zeilen sind Rauschen. Starte mit den 30 bis 50 Menschen, bei denen es dich wirklich stören würde, den Kontakt zu verlieren. Erweitern kannst du immer.
Notizen wie „netter Typ“
„Sympathisch, nochmal melden“ hilft dir in sechs Monaten exakt null. Eine brauchbare Notiz enthält etwas Konkretes: ein laufendes Projekt, eine Frage, die offen blieb, einen Namen aus ihrem Umfeld. Schreib die Notiz so, dass dein zukünftiges Ich ein Gespräch damit eröffnen kann.
Die Spalte „Letzter Kontakt“ verrotten lassen
Eine Kontaktliste mit Datumswerten von vor acht Monaten ist schlimmer als keine – sie gaukelt dir Überblick vor, den du nicht hast. Aktualisiere das Datum direkt nach dem Gespräch, nicht „später“. Wenn das Aktualisieren zur Last wird, ist die Liste zu lang.
Private Details in einem geteilten Sheet
Gesundheitsthemen, Beziehungskrisen oder Gehälter haben in einem Google Sheet nichts verloren, auf das Kolleg:innen oder ein ganzes Team Zugriff haben. Prüfe die Freigabe-Einstellungen, bevor du persönliche Notizen einträgst – oder halte die Datei konsequent lokal.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich eine Kontaktliste in Excel?: Lade die CSV herunter und öffne sie in Excel per Doppelklick oder über „Daten → Aus Text/CSV“. Fixiere die Kopfzeile, stelle die beiden Datumsspalten auf das Format JJJJ-MM-TT und richte eine Datenvalidierung ein. Danach trägst du deine 30 bis 50 wichtigsten Menschen ein – mehr brauchst du am Anfang nicht.
Welche Spalten braucht eine gute Kontaktliste?: Mindestens: Name, E-Mail, Telefon, Firma oder Rolle, wie ihr euch kennengelernt habt, letzter Kontakt, nächster geplanter Kontakt und ein Notizfeld. Die beiden Datumsspalten machen aus einem Adressbuch eine Liste, mit der du tatsächlich in Verbindung bleibst – ohne sie sammelst du nur Daten.
Ist eine Excel-Kontaktliste DSGVO-konform?: Für rein private Zwecke greift die DSGVO in der Regel nicht – die sogenannte Haushaltsausnahme deckt persönliche Kontaktpflege ab. Heikel wird es, sobald du die Datei beruflich nutzt oder mit anderen teilst. Dann gilt: Zugriff begrenzen, sensible Notizen weglassen und die Datei nicht in offenen Team-Ordnern ablegen.
Wann lohnt sich ein Personal CRM statt einer Tabelle?: Drei Anzeichen: Du öffnest die Tabelle nur noch mit schlechtem Gewissen, die Datumsspalten sind chronisch veraltet, oder du willst erinnert werden, statt selbst nachzuschauen. Eine Tabelle ist passiv – sie meldet sich nie. Ein Personal CRM dreht das um und erinnert dich, wenn jemand zu lange nichts von dir gehört hat.

Zuletzt aktualisiert: 2026-06-10

Wenn die Tabelle zu klein wird.

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