Direktvergleich
Notion vs. Monica
Zwei Wettbewerber, verglichen von jemandem, der ein drittes Werkzeug verkauft — und das hier auch so hinschreibt.
Kurz gesagt
Zwei Wege, kein Geld für ein Personal CRM auszugeben. Notion ist kein Personal CRM, sondern eine Datenbank, die viele zu einem machen — sinnvoll für die ersten 50 bis 100 Kontakte, besonders wenn du Notion ohnehin bezahlst. Monica ist eines, quelloffen und selbst gehostet kostenlos. Notion, wenn du basteln willst; Monica, wenn du fertig sein willst und einen Server betreiben kannst.
Wo sie sich unterscheiden
| Kriterium | Notion | Monica |
|---|---|---|
| Was es ist | Eine flexible Datenbank plus Vorlagen. Du baust das CRM selbst. | Ein fertiges Personal CRM mit Beziehungsfeldern, Erinnerungen und Journal. |
| Kosten über 3 Jahre | Plus 10 $/Platz/Monat, rund 330 € — oder 0 €, wenn dein kostenloser Arbeitsbereich reicht. | Rund 30 € selbst gehostet, rund 270 € in der Cloud. |
| Erinnerungen | Nur, was du dir selbst baust — Formeln und Datumsfelder, die niemand pflegt außer dir. | Eingebaut, pro Kontakt, mit Geburtstagen und Jahrestagen. |
| Aufwand | Einrichtung: Stunden bis Tage. Betrieb: null, wenn Notion ohnehin läuft. | Einrichtung: ein Server. Betrieb: Updates und Backups liegen bei dir. |
| Skaliert bis | Etwa 50 bis 100 Kontakte, danach wird die Handpflege zur Last. | Deutlich weiter, weil die Struktur schon da ist. |
Stand: 2026-08-06
Nimm Notion, wenn…
…du zahlst Notion bereits und willst keine weitere App lernen. Das ist ein besseres Argument, als es klingt: Ein Werkzeug, das du ohnehin täglich öffnest, wird benutzt, und ein zweites, das du extra öffnen musst, oft nicht. Für die ersten fünfzig bis hundert Menschen reicht eine Datenbank mit Name, letzter Kontakt und Notizfeld völlig. Der Bruch kommt später, wenn du merkst, dass niemand das Datumsfeld pflegt — dann war Notion trotzdem der richtige billige Anfang.
Nimm Monica, wenn…
…du willst die Struktur nicht selbst erfinden. Monica hat die Felder, die man beim Selbstbauen erst nach einem Jahr vermisst: Beziehungen zwischen Menschen, Geburtstage, Erinnerungen mit Rhythmus, ein Journal. Selbst gehostet ist es kostenlos und quelloffen, also gehört es dir vollständig — und niemand kann die Bedingungen ändern. Der Preis ist ein Server, den du aufsetzt und aktuell hältst.
Und wo sitzen wir?
Als die Option, die beides nicht verlangt — weder Selbstbau noch Serverpflege. Aber sei ehrlich: Wenn deine Frage lautet „was kostet mich nichts?", ist eine der beiden oben die richtige Antwort, und unsere Vorlagen für Tabellen und Notion geben wir kostenlos heraus, ohne dass du bei uns etwas kaufst.
Häufige Fragen
- Gibt es gute Notion-Vorlagen für ein Personal CRM?
- Ja, kostenlose und bezahlte. Sie lösen die Struktur, nicht die Pflege — das Feld „letzter Kontakt" füllt sich in keiner Vorlage von selbst, und genau daran scheitern die meisten DIY-Systeme.
- Wann sollte ich von Notion wechseln?
- Wenn du merkst, dass du die Datenbank seit Wochen nicht geöffnet hast, oder wenn du anfängst, Formeln zu bauen, statt Menschen zu pflegen. Beides sind Zeichen, dass die Struktur dich mehr kostet, als sie einbringt.