Personal CRM in Google Sheets: der komplette Aufbau, Schritt für Schritt

Eine Tabelle ist das am meisten unterschätzte Personal CRM überhaupt: neun Spalten, eine Formel, eine Formatierungsregel — und Google Sheets sagt dir bei jedem Öffnen, wen du gerade verlierst. Der Aufbau unten dauert unter einer Stunde. Die Grenzen sind auch real — und sie stehen hier im Text, nicht im Kleingedruckten.

Warum Sheets eine legitime Wahl ist

Vor dem Aufbau: Das hier ist nicht die Sparvariante, mit der man sich abfindet. Für einen fokussierten Job — zeig mir, von wem ich wegdrifte — ist eine Tabelle ernsthaft konkurrenzfähig mit bezahlten Tools. Sie kostet nichts, synchronisiert überall, exportiert für immer als CSV (keine Lock-in-Diskussion nötig) und ist am Laptop schneller zu scannen und zu bearbeiten als die meisten dedizierten Apps. Es ist der Unterschied zwischen Adressbuch und CRM — erreicht mit Software, die du schon hast.

Eine Überlegung, bevor du irgendetwas Sensibles tippst: Diese Datei liegt auf Googles Servern, und sie wird Notizen über Menschen enthalten, die nie zugestimmt haben, darin zu stehen. Halte die Notizen sachlich und freundlich — der praktische Test ist, ob du damit leben könntest, dass die Person ihre eigene Zeile liest. Dieser Maßstab kostet dich nichts an Nutzen und erspart dir, dich je für eine Zelle entschuldigen zu müssen.

Was du aufgibst, ist genauso klar — und gehört jetzt benannt, nicht in Monat zwei entdeckt: keine Benachrichtigungen, keine Kontakt-Historie, die den Namen verdient, und Dateneingabe, die am Laptop erträglich und am Handy lästig ist. Wenn das für dich Ausschlusskriterien sind, tauscht der Notion-Aufbau etwas Einfachheit gegen ein echtes Interaktions-Log — und ob du überhaupt etwas bauen solltest, beantwortet die Selbstdiagnose. Für alle anderen: eine Stunde, neun Spalten, los. (Wenn du lieber mit einer fertigen Datei startest: Die kostenlose Personal-CRM-Tabellenvorlage hat dieselbe Struktur zum Importieren — die Schritte hier sind dann ihr Handbuch.)

Der Aufbau

1. Die neun Spalten anlegen

   In Zeile 1: Name, Gruppe, Rhythmus (Tage), Letzter Kontakt, Tage seit, Status, Notizen, Kanal, Geburtstag. Kopfzeile fixieren (Ansicht → Fixieren → 1 Zeile). Die Spalten A–E sind der Motor: wer, welcher Kreis, wie oft du Kontakt willst, wann er zuletzt stattfand, wie lange das her ist. Notizen fasst eine Zeile aktuellen Kontext (“neuer Job bei Vattenfall, Vater erholt sich”), Kanal ist der Weg, über den du die Person wirklich erreichst (Signal, E-Mail, persönlich), und der Geburtstag erklärt sich selbst — er zahlt sich zweimal im Jahr aus.

2. 15–25 echte Menschen eintragen

   Nicht deine 800 Adressbuch-Einträge — die Beziehungen, die du aktiv halten willst und erfahrungsgemäß aus dem Blick verlierst. Setze den Rhythmus pro Person, nicht global: 30 Tage für enge Freunde, 90 für Mentoren und gute Ex-Kollegen, 180–365 für den warmen äußeren Kreis. Dunbar (1992) verortete die Obergrenze stabiler Beziehungen bei rund 150 — aber starte mit einer Zahl, der du an einem Sonntagmorgen ins Auge sehen kannst. Schätze die Letzter-Kontakt-Daten großzügig; ab jetzt korrigiert sich das System selbst.

3. Die Tage-seit-Formel einbauen

   In E2 (letzter Kontakt steht in D): =WENN(D2="";"";GANZZAHL(JETZT()-D2)). JETZT() liefert das aktuelle Datum samt Uhrzeit; die Subtraktion des Kontaktdatums ergibt vergangene Tage als Dezimalzahl, und GANZZAHL() rundet auf volle Tage ab. Das WENN hält Zeilen ohne Datum leer statt fehlerhaft. Formel nach unten ziehen. Sie rechnet bei jedem Öffnen neu — das Blatt aktualisiert sich jetzt selbst, und genau das ist der Punkt: Du pflegst Daten, nie Mathematik.

4. Datenvalidierung für Gruppe und Rhythmus

   Spalte B markieren, Daten → Datenvalidierung, Kriterium Dropdown: Freund, Familie, Mentor, beruflich, Community. Dann Spalte C, gleicher Dialog, Dropdown fester Zahlen: 30, 60, 90, 180, 365. Das wirkt pedantisch und zahlt sich binnen Wochen aus — frei getippte Gruppen zerfasern in “Freund”, “freunde” und “Kumpel”, und das Filtern stirbt. Validierung macht die Tabelle langweilig — auf genau die Art, auf die Datenbanken langweilig sein sollen.

5. Die Überfällig-Formatierung anlegen

   Datenbereich markieren (etwa A2:I200), Format → Bedingte Formatierung, Benutzerdefinierte Formel: =UND($D2<>"";$E2>$C2) — ein Kontaktdatum existiert und Tage-seit hat den Rhythmus überschritten. Wähle eine rote, warme Füllung für die ganze Zeile. Ergänze eine zweite, sanftere Regel mit =UND($D2<>"";$E2>$C2*0,8) in Gelb für “nähert sich”. Jetzt triagiert sich die Datei beim Öffnen selbst: Die roten Zeilen sind die To-do-Liste, kein Sortieren nötig.

6. Filteransichten und das Wochen-Ritual einrichten

   Daten → Filteransichten → Neue Filteransicht: eine Ansicht Überfällig zuerst, absteigend nach Tage-seit sortiert; je eine pro Gruppe, wenn deine Kreise klar getrennt sind. Filteransichten ordnen das darunterliegende Blatt nicht um — sie sind gespeicherte Linsen, was zählt, sobald du auf mehreren Geräten arbeitest. Dann der Teil, den keine Formel ersetzt: ein wiederkehrender 10-Minuten-Termin im Kalender. Überfällig zuerst öffnen, den obersten zwei Menschen schreiben, Daten und Notizen aktualisieren. Wöchentlich gemacht, sind das die gesamten Betriebskosten des Systems.

Drei Ausbaustufen, die billig bleiben

Sobald das Basis-Blatt ein paar Wochen überlebt hat, verdienen drei Ergänzungen ihren Platz, ohne die Datei in ein Projekt zu verwandeln.

Eine Status-Formel. Ersetz die manuelle Status-Spalte durch =WENN(E2="";"";WENN(E2>C2;"überfällig";WENN(E2>C2*0,8;"bald";"ok"))). Jetzt liest sich Spalte F als Wörter, die bedingte Formatierung kann auf Text statt Arithmetik reagieren, und Filteransichten wie “alles Überfällige” werden ein Klick. Außerdem bleibt das Blatt für dein Zukunfts-Ich lesbar: In sechs Monaten braucht “überfällig” keine Entschlüsselung — eine nackte Zahl schon.

Eine Geburtstage-diesen-Monat-Ansicht. Ergänze eine Hilfsspalte mit =MONAT(I2) (Geburtstag in Spalte I) und dann eine Filteransicht, eingeschränkt auf =MONAT(HEUTE()). Am Ersten jedes Monats geöffnet, zeigt sie alle Geburtstage des Monats auf einen Blick — der ertragreichste, müheloseste Berührungspunkt der ganzen Beziehungspflege, und der eine, nach dem dich eine bloße Datumsspalte manuell suchen lässt.

Ein Nur-anhängen-Log-Tab — vielleicht. Wenn dich der Verlust der Historie wirklich stört, ergänze ein zweites Tab mit drei Spalten (Datum, Name, Zwei-Wort-Notiz) und einer Regel: nur anhängen, nie umsortieren. Es füttert das Hauptblatt nicht automatisch — widersteh Lookup-Ketten; so werden Tabellen zu ungewarteter Software —, aber es gibt dir ein durchsuchbares Gedächtnis für “wann habe ich Ana zuletzt wirklich gesehen?”, zum Preis einer Extra-Zeile pro Berührungspunkt. Klingt das schwer, lass es weg: Das Hauptblatt funktioniert auch ohne.

Die Linie, die du halten solltest: Jede Ausbaustufe oben besteht weiter nur aus Spalten und Ansichten. In dem Moment, in dem dich Apps-Script-Trigger, Mail-Digests oder Tabellen-übergreifender Sync reizen, bist du dem Format entwachsen — diese Energie ist in der Aufstiegs-Entscheidung unten besser angelegt.

Die ehrlichen Grenzen

Drei Lücken sind strukturell, und keine Formel flickt sie.

Es tippt dir nie auf die Schulter. Das Blatt berechnet den Überfällig-Status perfekt und sagt es niemandem. Das Kern-Feature jedes bezahlten CRM — die Erinnerung, die dich findet — fehlt hier konstruktionsbedingt. Der Kalender-Workaround ist ehrlich, aber zirkulär: Er funktioniert genau so gut wie deine Gewohnheit, Kalendertermine zu respektieren.

Historie existiert nicht. Eine Zeile pro Person heißt: Jedes Update überschreibt das letzte. Worüber habt ihr im März geredet? Weg — das Blatt kennt nur “zuletzt”. Ein zweites Log-Tab kann Historie bewahren, zum Preis doppelter Eingabe; in der Praxis hält das kaum jemand durch. Das ist das größte Einzelargument für ein datenbankförmiges Tool.

Notizen skalieren nicht, und Handys helfen nicht. Eine Zelle fasst eine Zeile Kontext; eine Beziehung produziert Seiten. Und validierte, formatierte Zeilen in der Sheets-App zu bearbeiten ist fummelig genug, dass echte Erfassung Stunden später am Laptop passiert — verlustbehaftet. Jenseits von grob 100 aktiven Kontakten hört die manuelle Pflege auf, Ritual zu sein, und wird Arbeit — die CRM-Hygiene-Last wächst linear mit den Zeilen.

Wann du aufsteigst — und wann nicht

Bleib auf dem Blatt, solange es funktioniert: Eine gepflegte Tabelle schlägt eine verlassene App in jeder Hinsicht, die zählt, und null Euro sind ein starkes Feature. Wer hier aufhört — mit der Datei oben und dem Sonntags-Ritual —, hat ein vollständiges, funktionierendes System.

Steig auf, wenn ein fehlendes Feature echte Beziehungen kostet: Follow-ups, die fielen, weil nichts dich angestupst hat; Kontext, der in Ein-Zeilen-Notizen verloren ging; Pflege, die jenseits von 100 Kontakten abrutscht. An diesem Punkt verdienen dedizierte Tools ihr Geld — wir bauen eines, Endearist, und die größeren Abwägungen zwischen Tabelle, Notion und der bezahlten Kategorie stehen im Vergleichs-Guide, inklusive der Fälle, in denen die Tabelle die richtige Wahl bleibt. Die 3-Jahres-Rechnung für deine Shortlist übernimmt der CRM-Kosten-Rechner. Bis diese Auslöser feuern, ist das Blatt kein Kompromiss. Es ist das Werkzeug, das zum Job passt.